Как выбрать поставщика порционного сахара: 7 вопросов менеджеру

Прайс не показывает, с кем вы имеете дело: дистрибьютор сахара в стиках и производитель сахара в стиках могут прислать похожие цифры за 1000 штук, а через месяц разница станет видна — в сроке поставки, в документах и в том, кто вообще ответит на письмо. Ниже — семь вопросов, которые стоит задать менеджеру до первого заказа, и разбор того, какой ответ считается нормальным, а какой должен насторожить. Общая логика выбора поставщика разобрана в отдельной статье, здесь — сжатый формат для звонка или переписки.

Как пользоваться этим списком

Отправьте семь вопросов одному-двум поставщикам, не разбивая на части: важны не отдельные ответы, а то, насколько связно менеджер на них отвечает. Компания, которая фасует сама, отвечает про производство и макет уверенно; перекупщик на этих вопросах либо зависает, либо отделывается общими словами.

Дальше — каждый вопрос подробно: что спрашивать и что означает ответ.

Вопрос 1. Вы фасуете сами или перепродаёте?

Формулировка: «Кто физически фасует сахар и печатает упаковку — вы или подрядчик? Можно ли приехать на производство или получить видео фасовки нашей партии?»

Производитель сможет назвать цех и оборудование и обычно готов показать производство. Перепродавец скажет «мы работаем с проверенным производством» и не назовёт площадку. Косвенный признак — ассортимент: дистрибьютор держит в прайсе всё подряд для HoReCa, производитель — узкую линейку сахара и смежных порционных продуктов.

Вопрос 2. Что есть на складе, а что только под заказ?

Формулировка: «Какие позиции и веса отгружаете со склада в течение пары дней, а какие идут на производство?»

Для закупщика важнее не полный каталог, а честное деление на «есть» и «ждать». Если менеджер отвечает «всё есть» на любой формат, включая редкий весовой дизайн, это часто означает, что на складе нет ничего и позицию начнут искать после оплаты. Полезно сразу спросить про позиции с печатью: они почти всегда производственные, а не складские.

Вопрос 3. Какие документы вы пришлёте до оплаты?

Формулировка: «Пришлите до счёта карточку товара, декларацию на сахар, документы на упаковочный материал и ваш ОКПД2.»

Нормальный поставщик высылает пакет в тот же день: у него он уже собран. Ответ «документы приложим к поставке после оплаты» означает, что сделку придётся проводить на доверии, а для тендера или бюджетной закупки это стоп. Отдельно проверьте, что в карточке товара указаны вес порции, состав, срок годности и количество в коробке — по этим данным вы потом сверяете поставку. Подробно про состав пакета — в статье про ОКПД2 и документы на порционный сахар.

Вопрос 4. Какой срок годности будет на упаковке к дате отгрузки?

Формулировка: «Сколько срока останется на упаковке на момент отгрузки и от какой даты он считается?»

Срок порционного сахара считают от даты фасовки, и вопрос про остаток сразу отделяет склады с оборотом от складов с залежами. Хороший ответ — конкретная цифра остатка. Плохой — «срок большой, сахар не портится»: значит, партия может уехать с малым остатком, и для заказчика с требованием по сроку это отказ уже на приёмке.

Вопрос 5. Как устроена партия: коробки, места, доставка?

Формулировка: «Сколько штук в коробке, коробок в гофротаре, какой вес и объём места и как посчитаете доставку до нашего адреса?»

Оптовая цена считается за 1000 штук, и это уже само по себе маркер: поставщик, который оперирует только ценой за килограмм, продаёт вам сахар, а не готовую порцию. Попросите назвать цену за 1000 штук на минимальном, удвоенном и утроенном объёме — так вы увидите порог тиража, ниже которого минимальную партию сахара в стиках с печатью просто не запускают.

Вопрос 6. Кто ведёт клиента после первой поставки?

Формулировка: «Кто останется моим контактом после первой отгрузки — вы лично или общая почта?»

Это вопрос про сервис, а не про цену. Если менеджер уходит после оплаты и остаётся общий ящик, то повторный заказ превращается в переписку с нуля, а срочная допоставка в сезон может не состояться. Договоритесь заранее, как оформляется повторный заказ: по спецификации, по артикулу или просто по номеру заявки.

Вопрос 7. Что происходит при браке или недопоставке?

Формулировка: «Как оформляется претензия по количеству и качеству и в какой срок вы её закрываете?»

Даже при нормальной фасовке бывает порванная упаковка при перевозке или расхождение по количеству коробок. Нормальный ответ описывает процедуру: акт при приёмке, фото, срок рассмотрения и вариант решения — допоставка или замена. Ответ «мы никогда не ошибаемся» или «разбирайтесь со своей приёмкой» — сигнал, что при первом же браке расходы лягут на вас.

Частые вопросы

Сколько поставщиков сахара в стиках держать? — Одного основного достаточно, если он фасует сам и отгружает со склада. Второй имеет смысл, если вы работаете в сезон с пиковой нагрузкой или закупаете по тендеру.

Что важнее — цена или наличие на складе? — Наличие. Разница в цене за 1000 штук съедается срочной докупкой в розницу, когда позиции не оказалось на складе.

Можно ли запросить образцы до заказа? — Да, попросите образец упаковки и макет до согласования тиража: так видно качество печати и плотность упаковки.

Как отличить производителя от перекупщика? — Спросите про цех, макет и возможность увидеть фасовку. Перепродавец не ответит ни на один из этих вопросов конкретно.

Обязателен ли ОКПД2? — Для коммерческой закупки нет, для тендера и бюджетного заказа — да, код нужен в документах поставщика.

Готовы сравнить поставщиков по семи вопросам — узнать стоимость.